Cara Membuat Surat Menggunakan Mail Merge

     Terlebih dahulu kita membuat 1 template surat undangan yang akan dijadikan beberapa surat. Sisakan tempat untuk menulis nama dan alamat (nama dan alamat jangan diisi terlebih dahulu). Dapat dilihat contoh dibawah ini.1.      

     Setelah membuat  1 template undangan, kemudian data seperti nama dan alamat di Microsoft Excel. Buat kolom nama dan alamat sampai 5 saja karena sekarang yang kita butuhkan hanya 5 undangan. Setelah dibuat datanya kemudian rubah nama sheet1 menjadi data dengan cara double klik pada tulisan sheet1 atau dengan klik kanan mouse kemudian pilih rename. contoh dapat dilihat pada gambar disamping . Setelah dirubah kemudian disimpan pada data D dengan nama data.

2.      

   Setelah disimpan kemudian buka word kembali. Lalu pilih mailings. Kemudian pilih start mail merge. Kemudian klik step by step mail merge wizard.

3.    Setelah diklik maka akan muncul sebuah tab. Pada step 1 pilih letters karena kita akan membuat surat. kemudian pilih next. Dapat diliht gambar berikut.

4.       Pada step 2 pilih use the current document. Kemudian pilih next.

5.  Pada step 3 pilih use an existing list. Kemudian klik browse. Kemudian pilih tempat kita menyimpan data Microsoft excel. Setelah ketemu datanya kemudian klik open. Lalu klik pada nama data. Lalu klik ok. Setelah itu pilih next.

Didalam step 3 terdapat 3 pilihan yaitu :

a.       Use an existing list                   : menyiapkan data di M. Excel lalu disimpan

b.      Select from outlock contact : mengambil dari kontak yang kita buat di PC

c.       Type a new list                          : menuliskan data langsung tanpa disimpan terlebih dahulu

6.     Pada step 4 letakkan kursor pada tempat yang telah kita sisakan yaitu pada tulisan nama. Kemudian klik more items. Kemudian pilih fields nama . kemudian insert. Lalu close.
setelah itu kemudian pindahkan kursor ke tempat yang telah kita sisakan yaitu pada tulisan alamat. kemudian pilih more items. Kemudian pilih fields alamat. Kemudian insert. Lalu close.

7.       Pada step 5 langsung pilih next.

8.       Pada step 6, jika kita ingin langsung mencetak pilihlah print.
jika kita tidak ingin langsung mencetak tetapi ingin diedit pilihlah edit individual letters. Lalu akan muncul :

All                           : akan diperlihat semua halaman
current record   : hanya menampilkan halaman pertama
 from to                : menampilkan beberapa halaman yang kita inginkan.